notaio informatico Riccardo Ricciardi

Perché il programma funzioni correttamente occorre:

- avere installato Access 2000, 2002 o 2003

- aver creato, se non presente, nella directory principale (disco C:\) la cartella C:\UFFICIO da convertire in Unità logica U:\ con il programma Start.bat

- decomprimere con WinZip in U:\ i file da me predisposti e salvati in un'apposita cartella U:\Fatturazione

1) Fatturazione.mdb

2) IstruzioniFatturazione.htm

Il programma "fatturazione.mdb" è un file di Access che contiene, come tutti i data base, delle tabelle, delle maschere, dei report, delle query e delle macro.

Il mio programma sfrutta il database di esempio di Access "NorthWind", ma è stato ovviamente da me adattato e modificato totalmente per le esigenze del Notaio.

Delle semplici avvertenze sono contenute già nelle caselle di testo presenti sulla Maschera Iniziale e la struttura stessa del programma è desumile dal Pannello di Comando che si compone di due gruppi:

1) gruppo clienti soggetti a ritenuta d'acconto

2) gruppo clienti (c.d. privati) non soggetti a ritenuta d'acconto

Per ogni gruppo ho previsto i seguenti cinque pulsanti di comando, la cui funzione viene mostrata nel “testo descrizione controllo” appena ci si sofferma con il mouse:

1) il primo apre la Maschera Clienti;

2) il secondo apre la Maschera Prestazioni che è collegata in automatico alla Maschera Fatture che non può essere aperta dal pannello;

3) il terzo apre la Query Prestazioni che crea un elenco delle fatture emesse;

4) il quarto apre la Maschera Rubrica, che è un elenco telefonico dei clienti;

5) il quinto "Fattura da variare" consente, previa digitazione del relativo numero di fattura, la variazione di un qualunque dato di una fattura già acquisita.

Sul Pannello di Comando sono, inoltre, presenti quattro pulsanti di opzione per l'apertura delle tabelle clienti e prestazioni e i seguenti sei pulsanti di comando:

1) Elenco Generale Fatture: tramite un’apposita macro, crea un elenco generale delle fatture, ossia crea innanzi tutto, con due query di creazione-tabella, una tabella delle prestazioni con RA e una tabella delle prestazioni senza RA e poi accoda, con una query di accodamento, alla prima tabella la seconda

2) Elenco Fatture Non Pagate: tramite un'apposita query crea un elenco delle fatture del clienti soggetti a R.A. non ancora pagate

3) Stampa Elenco Fatture Non Pagate: apre in visualizzazione "anteprima di stampa" il Report relativo in modo da poter scegliere eventualmente anche una sola pagina da stampare

4) Numerazione Fatture: apre la maschera NumeroFatture per poter variare il numero (ad inizio anno sarà 0) da cui parte la numerazione che viene incrementata di 1 all’apertura della maschera Prestazioni

5) Visualizza finestre database

6) Esci da Microsoft Access

Nella Tabella Clienti, tramite la relativa Maschera Clienti vengono registrati tutti i dati ritenuti necessari sia per la fatturazione che per la comunicazione.

I dati per la comunicazione (telefono, cellulare, fax, e-mail) sono reperibili con l'apposita Maschera Rubrica e da essa possono essere stampati anche con sola combinazione di tasti CTRL P.

Dalla Maschera Clienti il primo dato da immettere è l'ID Cliente, ossia il codice identificativo del cliente, che è costituito da cinque lettere liberamente ricavabili dalla denominazione o da nome e cognome del cliente e che ovviamente deve essere diverso per ogni cliente: esempio, Riccardo Ricciardi Id: RICAR.

Nella Maschera Clienti Privati l'ID Cliente, per evitare duplicazioni con gli Id della Tabella Clienti, è costituito da sette lettere liberamente ricavabili dal nome e cognome del cliente e che ovviamente deve essere diverso per ogni cliente: esempio Riccardo Ricciardi Id: RICARIC.

Sulla Maschera sono presenti due pulsanti di opzione:

1) Annulla e Esci: consente di uscire dalla maschera cancellando l'ID cliente immesso (a tal fine ho disattivato il pulsante standard X di chiusura della maschera per evitare che i dati in chiusura venissero automaticamente registrati nella Tabella Clienti)

2) Conferma e Esci: registra i dati nella Tabella Clienti, chiude la Maschera Clienti ed apre il Pannello di comando.

Compilata la Maschera Clienti, si può passare, tramite il Pannello di comando, alla Maschera Prestazioni, nella quale bisogna innanzi tutto selezionare il nome del cliente, già acquisito con la Maschera Clienti, dall'apposito ComboBox (permette una selezione da un numero massimo consentito di 255 clienti elencati in ordine alfabetico) ed immettere tutti i dati richiesti:

- data fattura (viene proposta la data corrente);

- numero di fattura (viene proposto l'ultimo numero di fattura memorizzato in una apposita tabella NumeroFattureincrementato di 1) per il quale non è ammesso un duplicato (se viene modificato il numero con uno già acquisito comparirà il messaggio di tentata duplicazione dell'indice e bisognerà iniziare di nuovo la procedura d'acquisizione);

- spunta della casella di controllo PAGATO che appena inserita propone nella casella di testo PAGATO la data corrente;

- i dati relativi alle prestazioni.

Per uscire dalla Maschera non si può cliccare sul pulsante di chiusura X della maschera stessa, che ho disattivato per evitare che in questo modo i dati, sia pure incompleti, venissero acquisiti nella tabella Prestazioni; occorre, invece, avvalersi dei due pulsanti di opzione:

1) Annulla e Esci: annulla tutti i dati immessi ed evita che essi vengono memorizzati nella Tabella Prestazioni;

2) Conferma e Fattura: conferma tutti i dati immessi e li travasa nella Maschera Fattura.

La Maschera Fattura visualizza la fattura così come deve essere stampata con il relativo pulsante Stampa della barra dei pulsanti di Access o con la combinazione di tasti CTRL P.

Tutti i dati visualizzati non possono essere modificati perché il controllo si presume già fatto con la precedente Maschera Prestazioni.

Eventuali variazioni possono essere effettuate, dopo l'acquisizione della fattura, tramite il pulsante di comando "Fattura da variare", che, appena immesso il numero della fattura da variare, la visualizza consentendo che una sua qualunque modifica venga acquisita.

Come avvertenze generali, ricordo che conviene fare una copia del file "fatturazione.mdb" da conservare in un'altra cartella, in modo da poter provare il programma tranquillamente, anche modificandolo volontariamente o involontariamente.

Chi volesse utilizzare concretamente il programma, dopo aver sperimentato come funziona, può procedere alla personalizzazione, in visualizzazione delle maschere in modalità "Struttura", che dovrebbe avvenire nei seguenti termini:

- eliminare il mio logo ed inserire il proprio dal pannello di comando;

- cancellare nelle caselle di testo della Maschera Fatture i dati relativi al mio studio ed inserire i propri;

- eliminare dalle tabelle "Prestazioni" e "Clienti" tutti i record eventualmente immessi per poter partire di nuovo da zero (i clienti non possono essere eliminati se prima non si sono eliminati dalla Tabella Prestazioni i record che li riguardano); solo l'Id Prestazioni, ossia il contatore della Tabella prestazioni non viene azzerato in questo modo (c'è una procedura più complessa da seguire) ma il contatore può ripartire da un numero qualunque senza dare problemi o fastidi (per questo l'ho reso invisibile sia nella Maschera Prestazioni che nella Maschera Fatture e nella stessa Tabella Prestazioni).